Ab 2025: Elektronische Rechnung wird Pflicht
1. Gesetzgebung
Im Sommer 2023 hat Deutschland durch einen Durchführungsbeschluss des EU-Rates die Genehmigung erhalten, abweichende Regelungen von der Mehrwertsteuersystemrichtlinie im Zusammenhang mit E-Rechnungen einzuführen. Die Einführung der Neuregelungen sollte im Rahmen des Wachstumschancengesetzes erfolgen. Obwohl der Bundestag bereits dem (neuen) Entwurf zugestimmt hat, wurde er vom Bundesrat abgelehnt. Der Entwurf befindet sich nun im Vermittlungsausschuss, da es Unstimmigkeiten in anderen Bereichen gab, die zur Blockierung des geänderten Gesetzentwurfs führten. Es ist wahrscheinlich, dass die Regelungen zur E-Rechnung nicht mehr verändert werden. Daher werden die aktuellen Vorschläge voraussichtlich ab dem Jahr 2025 in Kraft treten.
2. Nationale E-Rechnungspflicht
Es ist geplant, eine nationale E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich einzuführen. Gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG-E soll ein im Inland ansässiger Unternehmer verpflichtet werden, für im Inland steuerbare Leistungen eine E-Rechnung auszustellen, sofern auch der Rechnungsempfänger im Inland ansässig ist.
Die allgemeine Verpflichtung zur Ausstellung der Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung der Leistung soll gemäß § 14 Abs. 2 Satz 1 UStG-E bestehen bleiben. Für Transaktionen, die der E-Rechnungspflicht unterliegen, soll keine aktive Zustimmung zum Empfang durch den Rechnungsempfänger erforderlich sein (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG-E).
Eine Abrechnung per Gutschrift (= Rechnungstellung durch den Leistungsempfänger) wird weiterhin zulässig sein, sofern dies (wie bisher) vorher vereinbart wurde. Auch eine Rechnungstellung durch Dritte im Namen und für Rechnung des Unternehmers ist weiterhin möglich.
Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind Kleinbetragsrechnungen gemäß § 33 UStDV und Rechnungen über Fahrausweise gemäß § 34 UStDV.
3. Anforderung an E-Rechnungen
Gemäß den neuen Regelungen ist die Definition einer E-Rechnung nun enger gefasst als bisher. Eine elektronische Rechnung gilt nur dann als E-Rechnung, wenn sie den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU und somit den Standards der CEN-Norm 19631 entspricht (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG-E).
Eine elektronische Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-E) ist danach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine E-Rechnung stellt somit Rechnungsinhalte – anders als bei einer Papierrechnung oder bei einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar.
Alternativ gilt eine Rechnung ebenfalls als E-Rechnung, wenn der Rechnungsaussteller und der Rechnungsempfänger eine gemeinsame Vereinbarung über das genutzte E-Rechnungsformat getroffen haben. Aus der elektronischen Rechnung im vereinbarten Format müssen sich dann allerdings die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der o.g. europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG-E).
Alle anderen Rechnungen, die nicht den oben genannten Vorgaben entsprechen, gelten künftig als sonstige Rechnungen. Für sonstige elektronische Abrechnungsdokumente, zum Beispiel PDFs, bleibt weiterhin die ausdrückliche Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG-E).
Erfüllt werden die Formatanforderungen z. B. von der XRechnung, die u. a. im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei).
4. Einführungszeitpunkt und Übergangsregelungen
Die Einführung der E-Rechnungspflicht für B2B-Transaktionen zwischen Inländern ist nach wie vor für den 1. Januar 2025 geplant und hat sich im Rahmen des Gesetzgebungsprozesses nicht geändert.
Hinsichtlich der Übergangsregelungen liegt der Fokus weiterhin auf der Ausstellungspflicht. Ab dem Jahr 2025 sind inländische Rechnungsempfänger uneingeschränkt verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen, sofern sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmern erhalten.
Für Rechnungsaussteller gelten hingegen folgende Übergangsregelungen:
- In den Jahren 2025 und 2026 sind neben E-Rechnungen auch weiterhin Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen (wobei letztere wie bisher nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers) zulässig.
- Im Jahr 2027 dürfen inländische Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr auch weiterhin Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen (letztere nach wie vor nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers) an ihre inländischen Kunden ausstellen.
- Im Jahr 2027 dürfen weiterhin auch EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ausgestellt werden.
Die Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung ist unvermeidlich, insbesondere angesichts der offensichtlichen Effizienzvorteile der automatischen Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten. Im öffentlichen Auftragswesen sind elektronische Rechnungen bereits verbindlich, und auch im privaten Sektor erwarten immer mehr Unternehmen von ihren Geschäftspartnern die Fähigkeit, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu versenden. Somit steigt der Druck zur Umstellung, unabhängig von den Zeitplänen der nationalen oder EU-Gesetzgebung.
Autor: Jonas Liermann
