Datenschutz und Datensicherheit für Unternehmen
Wissen Sie, wer Ihre Daten nutzt – und wer dafür verantwortlich ist?
Kundendaten liegen in mehreren Systemen. Mitarbeitende brauchen Zugriff. Neue Anwendungen kommen hinzu. Doch wer ist für welche Daten verantwortlich – und greifen Ihre Datenschutzregeln auch im Alltag?
ETL Prüfung & Beratung unterstützt Sie dabei, Risiken zu erkennen, Zuständigkeiten zu klären und Datenschutz praktisch umzusetzen. Von der Beratung zur EU-DSGVO über die Funktion als externer Datenschutzbeauftragter bis zum Audit Ihrer Geschäftsstelle.
- Klarheit gewinnen: Welche Daten verarbeiten Sie – und wo besteht Handlungsbedarf?
- Verantwortung regeln: Wer entscheidet, dokumentiert und beantwortet Datenschutzfragen?
- Schutz verbessern: Welche Maßnahmen passen zu Ihren Prozessen und Risiken?
Kommt Ihnen eine dieser Fragen bekannt vor?
Datenschutzvorgaben sind bekannt, aber ihre Umsetzung in einzelnen Abteilungen oder Systemen ist schwer zu überblicken.
Es fehlt eine feste Ansprechperson oder die interne Betreuung stößt an Kapazitätsgrenzen.
Richtlinien sind vorhanden. Ob etwa Informationspflichten und Vorgaben zur Videoüberwachung vor Ort eingehalten werden, ist weniger klar.
Welche Unterstützung brauchen Sie?
Häufige Fragen zu Datenschutz und Datensicherheit im Unternehmen
Ja. Sobald Ihr Unternehmen personenbezogene Daten verarbeitet – beispielsweise Namen und Kontaktdaten von Kunden oder Daten Ihrer Beschäftigten –, müssen Sie die DSGVO beachten. Die Unternehmensgröße allein befreit nicht davon. Wie Sie die Anforderungen umsetzen, richtet sich nach Ihren konkreten Daten, Abläufen und Risiken. Ein erster Schritt ist daher, sich einen Überblick über die Verarbeitung im Unternehmen zu verschaffen.
Ein pauschaler Monatspreis wäre wenig aussagekräftig. Der Aufwand hängt unter anderem davon ab, wie viele Standorte und Verarbeitungsvorgänge betreut werden, welche Strukturen bereits bestehen und wie häufig Beratung benötigt wird. Auch besondere Anforderungen Ihrer Branche können eine Rolle spielen. In einem Erstgespräch lässt sich klären, welche Aufgaben Sie abgeben möchten und welcher Betreuungsumfang für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
Datenschutz betrifft den rechtmäßigen Umgang mit personenbezogenen Daten und die Rechte der Menschen, deren Daten verarbeitet werden. Datensicherheit umfasst Maßnahmen, die Daten beispielsweise vor unberechtigtem Zugriff, Verlust oder Veränderung schützen. Im Unternehmensalltag greifen beide Bereiche ineinander: Eine Regel, wer Kundendaten einsehen darf, braucht etwa passende Zugriffsrechte im System. Die DSGVO verlangt Schutzmaßnahmen, die den jeweiligen Risiken angemessen sind.
Prüfen Sie zunächst, ob Sie Ihre Datenverarbeitung nachvollziehen können: Welche personenbezogenen Daten werden wo und wofür genutzt? Wer ist verantwortlich und wer hat Zugriff? Sehen Sie sich danach an, ob Ihre Regeln im Alltag angewendet werden – etwa bei Anfragen betroffener Personen, der Löschung von Daten oder der Zusammenarbeit mit Dienstleistern. Ein Datenschutz-Audit hilft, Lücken zwischen dokumentierten Vorgaben und tatsächlichen Abläufen zu erkennen und die nächsten Maßnahmen festzulegen.
Handeln Sie zügig: Begrenzen Sie den Vorfall, dokumentieren Sie, was bekannt ist, und beziehen Sie die zuständigen Personen ein. Anschließend muss bewertet werden, welche personenbezogenen Daten betroffen sind und welches Risiko für die betroffenen Menschen besteht. Davon hängt ab, ob Sie die zuständige Datenschutzbehörde und gegebenenfalls Betroffene informieren müssen. Eine erforderliche Meldung an die Behörde muss unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden erfolgen. Deshalb sollten Meldewege und Zuständigkeiten schon vor einem Vorfall feststehen.