Datenschutz in Stiftungen

Viele Unternehmen engagieren sich über ihre Stiftungen intensiv für lokale Projekte und gesellschaftliche Verantwortung. Dabei verarbeiten Stiftungen eine Vielzahl personenbezogener Daten. Je nach Förderzweck können darunter auch besonders schützenswerte Informationen sein. Aus unserer Beratungspraxis wissen wir jedoch: Beim Datenschutz bestehen in Stiftungen häufig deutlich größere Lücken als in den Unternehmen selbst. 

Wo Stiftungen besonders verwundbar sind

Sensible personenbezogene Daten
Stiftungen, die Zustiftungen privater Personen verwalten oder Einzelförderungen vergeben, verarbeiten oft Gesundheitsdaten oder andere besonders schützenswerte Informationen. Ohne klare Prozesse entsteht schnell ein „Blindflug“ in Bezug auf die DSGVO.

Betroffenenrechte
Gerade bei abgelehnten Förderanträgen können Anfragen von Betroffenen den Datenschutz plötzlich ins Rampenlicht rücken.

Fehlende Grundstrukturen
In vielen Stiftungen fehlen zentrale Bausteine eines Datenschutzmanagements, darunter:

• Datenschutzerklärungen
• Hinweise in Spendenformularen
• Verträge mit dem Mutterunternehmen (z. B. zu IT-Nutzung, Dienstleistungen, Personal)
• Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten
• DSFA-Prüfungen – Auftragsverarbeitungsverträge
• Schulungen und Verpflichtungen der Stiftungsorgane

Hinzu kommen bundeslandspezifische Regelungen aus den Stiftungsgesetzen, die beachtet werden müssen.

Öffentlichkeitsarbeit als Risikofaktor
Eigene Webseiten, Social-Media-Aktivitäten, Event-Fotos, Veröffentlichungen von Spendern oder Förderempfängern – all das birgt datenschutzrechtliche Fallstricke.

Fusionen von Unternehmen
Was passiert mit Altstiftungen? Wie werden Daten, Zuständigkeiten und organisatorische Strukturen sauber überführt? Auch hier entstehen häufig ungeklärte Risiken.

Wie ETL Stiftungen unterstützt

ETL consit, ein Unternehmen der Gruppe ETL Prüfung & Beratung, kennt die Besonderheiten von Stiftungen aus zahlreichen Projekten und kann:

• die Funktion des Datenschutzbeauftragten übernehmen – eigenständig oder parallel zum Mutterunternehmen;
• ein Basis-Datenschutzmanagement aufbauen;
• bestehende Datenschutzorganisationen auditieren;
• Stiftungsorgane schulen und sensibilisieren.

Unser Ansatz ist stets pragmatisch und lösungsorientiert und bringt das Datenschutzniveau schnell auf ein angemessenes, belastbares Level. Das stärkt das Vertrauen von Spendern und Stiftern – und reduziert Reputationsrisiken für Stiftung und Unternehmen gleichermaßen. Wenn Sie in Ihrer Stiftung Handlungsbedarf sehen oder eine unabhängige Überprüfung wünschen, stehen die ETL-consit-Spezialisten Ihnen jederzeit – auf Wunsch auch vertraulich – zur Verfügung.